budget excel logo
8-800-100-93-44
звонок по России бесплатный

Программа тренинга

Организация, ввод и хранение исходных данных

Я понимаю, что то, что написано в программе тренинга некоторым из вас может показаться фантастикой.

И кто-то даже скажет: «Да ладно! При помощи Excel такое совершенно невозможно сделать! Этот человек пытается нас обмануть!»

Поэтому я настоятельно рекомендую вам посмотреть видео, которые я специально включил в программу тренинга для «тех, кто не верит».

Это короткие видео, в которых я просто покажу, как работают файлы, которые мы создаём и настраиваем на тренинге.

Более того, после тренинга вы не только будете знать, как устроены все эти файлы, но и сможете без проблем создать такие же файлы для своей компании своими
руками.

Компоновка данных и создание несложных отчётов

Организация, ввод и хранение исходных данных

Как организовать данные в файле, чтобы ничего не «ползло», не исчезало и не разваливалось. Быстрый ввод и контроль вводимых данных.

Ѓюджетирование и управленческий учет в Excel

Ни для кого не секрет, что при сборе данных и составлении отчётов пользователям Excel приходится проделывать множество «ручных» операций: скопировать данные из одного файла и вставить их в другой или изменить формулы, если что-то поменялось в исходных данных.

Однако 70% ручной работы возникает не из-за того, что данных много или они слишком разнородные, а из-за того, что они неправильно организованы.

И количество ручной работы можно сократить минимум наполовину, просто построив правильную структуру данных.

  • Какая ошибка в организации данных мешает обрабатывать их в автоматическом режиме и генерирует огромное количество ручной работы
  • Как избавиться от этой ошибки и создать правильную структуру данных, которая позволит быстро вводить и легко обрабатывать любые данные.
  • Как ускорить ввод данных и сделать его по-настоящему удобным для сотрудников
  • Как свести на ноль самодеятельность сотрудников при вводе данных и обеспечить жёсткий контроль всей вводимой информации

Практикум «Создание файлов для ввода и хранения исходных данных»

  • Создание правильной структуры данных
  • Настройка справочников, которые будут использоваться для ввода информации
  • Создание выпадающих списков (из справочников) на странице ввода данных
  • Настройка контроля вводимых значений и исключение неправильного ввода данных

Комбинирование функций и продвинутые отчёты

Компоновка данных и создание несложных отчётов

Несколько стандартных функций Excel, которые в разы упрощают обработку информации и на 70% закрывают задачи составления управленческой отчётности.

Ѓюджетирование и управленческий учет в Excel

В прошлом модуле мы с вами научились создавать формы для ввода информации. Но собрать информацию – это только начало дела. Исходная информация сама по себе совершенно неинтересна.

Поэтому мы должны научиться эти данные компоновать в удобном нам виде и создавать на основании исходных данных понятные управленческие отчёты.

При этом нужно максимально исключить ручной труд и добиться, чтобы данные обрабатывались либо полностью в автоматическом режиме, либо с минимальным участием человека.

Поэтому в этом разделе мы изучим несколько самых важных и нужных функций, которые понадобятся для правильной обработки данных, составления отчётов и перекомпоновки исходной информации.

Уже при помощи всего нескольких функций вы можете создать работоспособную систему управления финансами, которая будет не очень красивой и не очень удобной, но будет стабильно и предсказуемо работать.

  • Что такое пирамида управленческой информации и как понимание принципов построения пирамиды помогает в автоматической обработке данных
  • Главный принцип автоматической обработки данных, который лежит в основе правильной автоматизации
  • Что такое «статические» и «динамические» функции и почему система управления финансами, построенная на динамических функциях стабильно работает, а система, построенная на статических функциях – постоянно «разваливается»
  • Важнейшие функции в системе управления финансами. Сходства и различия функций
  • Какие функции, где, как и для чего их использовать

Практикум «Создание простых управленческих отчётов»

  • Изучаем работу функций на практических примерах
  • Разбираем примеры использования функций для автоматической обработки данных и составления несложных отчётов.
  • На практическом примере изучаем базовые приёмы комбинирования функций.

Система файлов и автоматический обмен данными

Комбинирование функций и продвинутые отчёты

Комбинирование функций. Использование комбинированных функций для обработки сложных структур данных и создания мощных автообновляемых отчётов, которые будут сами себя изменять и дополнять при изменении исходных данных

Ѓюджетирование и управленческий учет в Excel

На предыдущем занятии мы изучили основные функции, которые потребуются нам для обработки информации и создания управленческой отчётности.

Однако, если использовать изученные ранее функции по отдельности, можно будет делать только простые незатейливые отчёты. Это лучше, чем ничего, но совершенно не то, что хотелось бы.

Поэтому для создания по-настоящему мощных, гибких и стабильных отчётов нам нужно будет научиться комбинировать функции между собой и научиться использовать в одной ячейке сразу несколько функций.

Это именно тот случай, когда 1+1 равно не двум, а, как минимум, пяти и даже десяти!

Мы с вами изучим буквально 5-6 дополнительных функций, и научимся комбинировать их с функциями, изученными в предыдущем разделе.

В результате функционал изученных ранее функций расширится в разы и взлетит просто на недосягаемую высоту.

  • Как правильно скомбинировать несколько функций, чтобы они стабильно и предсказуемо работали
  • Как создавать отчёты, в которых никогда ничего не «ползёт», не разваливается и не слетает
  • Как создавать отчёты, которые, при изменении или добавлении исходных данных будут сами себя перестраивать и дополнять (я знаю, что это звучит фантастично, но на самом деле в этом нет ничего сложного)
  • Как меньше, чем за минуту найти ошибку в любой (даже самой сложной) формуле
  • Как за 2 минуты свести управленческий баланс в Excel

Практикум «Создание продвинутых управленческих отчётов»

  • Автоматическое получение нужных данных из большого массива
  • Создание многоуровневых выпадающих списков
  • Создаём отчёт, который выводит не весь массив исходных данных, а, например, данные из каждого второго или каждого третьего столбца (или строки)
  • Выбираем в отчёт данные по ключевому признаку – к примеру, по названию месяца или филиала
  • Автоматически формируем отчёт из данных, которые в обычных случаях приходится выбирать исключительно вручную
  • Настраиваем автоматический контроль расходов и не допускаем превышения бюджета
  • Делаем отчёт, который автоматически подставляет данные из новых листов, которые вы добавляете в книгу без перенастройки формул
  • Выбираем из исходной таблицы данные в отчёт не по одному, а по нескольким критериям одновременно
  • Создаём автообновляемый отчёт, который, в случае изменения исходных данных, будет сам себя дополнять и перестраивать без перенастройки формул
  • Создаём многомерный автообновляемый отчёт, в котором выводимые строки, столбцы и данные меняются одним кликом мышки

Защита данных

Система файлов и автоматический обмен данными

Создание многопользовательских многофайловых систем. Настройка автоматического обмена между множеством файлов и создание практически неразрушимой системы ссылок

Ѓюджетирование и управленческий учет в Excel

При организации системы бюджетирования и управленческого учёта в Excel часто получается достаточно сложная система, состоящая из множества взаимосвязанных файлов.

Поэтому нередко происходят ситуации, когда один сотрудник вносит изменения в свои файлы, а в остальных файлах «летят» ссылки или «ползут» связанные с этим файлом данные.

Как правило, в многофайловых мультипользовательских системах ошибки возникают часто, а искать их тяжело.

Тем не менее, есть несколько довольно простых правил организации системы файлов и ссылок, которые позволяют создать по-настоящему надёжную и стабильную систему файлов для многопользовательской работы. Увы, этих правил почти никто не знает...

В процессе изучения этого модуля мы с вами создадим систему файлов, которая позволит обмениваться данными между множеством файлов в полностью автоматическом режиме и будет лишена своих «традиционных» недостатков:

  1. Все файлы будут автоматически обмениваться данными в режиме реального времени
  2. Данные не будут «исчезать», «ползти» или теряться по дороге из одного файла в другой
  3. Даже очень существенное изменение исходных файлов не будет приводить к появлению ошибок и разрушению связанных файлов
  4. Из этого блока вы узнаете
  • Какие типы ссылок бывают в Excel и какой из них использовать для связывания файлов
  • Как правильно связывать файлы, чтобы они обменивались информацией в режиме реального времени, ссылки не слетали, а данные не терялись
  • Почему предлагаемая на тренинге система связывания файлов на практике оказывается в десятки раз надёжнее знакомых и привычных способов связывания файлов
  • Как добиться, чтобы при редактировании одного файла (даже очень существенном), остальные файлы сохраняли работоспособность и продолжали получать правильные данные
  • Что такое прямые и обратные связи, какие из них, как и где использовать
  • Как «таскать» между файлами массивы в сотни тысяч строк без «глюков» и «зависаний»
  • Как наладить полностью автоматический обмен данными между множеством файлов в режиме реального времени и собирать итоговые отчёты из множества файлов
  • 10 правил создания системы файлов, которые позволят вам создать неразрушимую систему файлов и ссылок

Практикум «Настройка системы файлов и ссылок»

  • Учимся правильно настраивать обмен данными между двумя файлами
  • Создаём справочники и настраиваем использование единых справочников в разных файлах
  • Настраиваем несколько файлов разной конструкции для ввода исходных данных
  • Настраиваем связи и автоматический обмен данными между несколькими файлами
  • Настраиваем передачу массива в 30 000 строк из файла в файл
  • В сотни раз снижаем объём передаваемой между файлами информации за счёт настройки обратных связей
  • Настраиваем автоматический механизм сквозного планирования и автоматические расчёты на основании нормативов
  • Создаём сводный отчёт, который собирается одновременно из нескольких файлов
Марина Фомина
Марина Фомина
Заместитель начальника управления - начальник отдела по вопросам административной реформы и статистики ФМС России
Полковник внутренней службы

«Тренинг для меня оказался ожидаемо полезным.

Много важной практической информации, поданной доступно, и вместе с тем динамично.

Разнообразные тренерские приемы Ильи, его непревзойденное чувство юмора и способность быстро реагировать на запросы группы, - все это сделало тренинг не только полезным, но и не забываемым.

Навыки встроились эффективно!

Знания, полученные на тренинге, практически сразу мне позволили существенно повысить степень надежности обработки больших объемов информации, и унифицировать организацию учетов.

Это оказалось полезным не только для меня, но и для моих сотрудников, которые уже начали применять часть "фишек".

Искренне рекомендую этот тренинг к обязательному посещению специалистами, использующими Excel в работе!»



Защита данных

Защита данных

Как надёжно защитить ваши данные от ошибок, неаккуратно обращения и “самостоятельности” пользователей


Ѓюджетирование и управленческий учет в Excel

Ваша система бюджетирования и управленческого учёта будет работать гораздо надёжнее и стабильнее, если защитить ваши файлы.

Конечно, это не защитит её от профессиональных хакеров, но вполне надёжно защитит от неквалифицированных пользователей и неосторожного обращения.

  • Как работают механизмы защиты в Excel, от чего защита спасает, а от чего – нет
  • Как избежать «самодеятельности» сотрудников при вводе данных и защитить файл от ввода неправильных данных
  • Как правильно организовать и наладить многопользовательскую работу
  • Как установить разным людям разные права и ограничения на работу с файлом
  • Как правильно разграничивать полномочия сотрудников при работе с данными и наилучшим образом построить защиту файлов
  • Как узнать – кто последний менял файл и как восстановить изменённые данные

Практикум «Установка защиты»

  • Настройка прав доступа и защиты для одного файла
  • Настройка прав доступа и защиты для системы из нескольких связанных файлов

Быстрая и лёгкая обработка больших массивов данных

Быстрая и лёгкая обработка больших массивов данных

Как легко и непринуждённо обрабатывать таблицы, которые содержат десятки столбцов и сотни тысяч строк данных

Ѓюджетирование и управленческий учет в Excel

Когда у компании появляются большие объёмы данных, требующие обработки – объём работы, которую приходится выполнять сотрудникам, как правило, резко увеличивается.

Очень много времени уходит на то, чтобы, например, выбрать нужные данные в одном файле, а потом скопировать их в другой. А если исходный файл изменился, то всю работу, увы, приходится проделывать заново.

Или, например, нужные данные содержатся в разных файлах (пускай это будут данные из разных географически удалённых филиалов) и для того, чтобы получить общую картинку по предприятию – приходится вручную копировать эти данные в общий файл, где они будут обрабатываться.

Такого рода работа не просто скучная и надоедливая, – это преступное разбазаривание времени высокооплачиваемых сотрудников.

Однако все эти задачи очень легко автоматизировать.

Вы научитесь эффективно работать с таблицами, которые содержат огромные объёмы данных – сотни столбцов и тысячи строк. И будете делать это быстро и непринуждённо.

  • Как за 2 минуты на основании массива данных из десятков столбцов и нескольких тысяч строк создать информативный и понятный отчёт, который можно дополнить или изменить буквально двумя-тремя щелчками мыши
  • Как автоматически выбрать из большой таблицы данные, отвечающие нескольким определённым критериям и поместить их в нужное вам место (на отдельный лист или в отдельный файл)
  • Как автоматически «разобрать» большую неудобную таблицу на несколько маленьких и удобных, каждая из которых будет содержать только нужные вам данные и может находиться как в этом же, так и в отдельном файле
  • Как за 15 секунд собрать данные с разных листов, содержащих исходные данные (даже если этих листов 100) на один итоговый лист внутри одного файла, если все листы имеют одинаковый формат
  • Как за 2-3 минуты собрать правильный итоговый отчёт из нескольких таблиц, которые содержат разные по содержанию и по размеру диапазоны данных и находятся в разных файлах

Практикум «Работа с большими массивами данных»

  • Быстрое создание отчётов из больших массивов данных
  • Настраиваем выборку данных из большой исходной таблицы по нескольким критериям
  • Разбираем данные из большого исходного файла в несколько небольших файлов, каждый из которых будет содержать только нужные данные, выбранные по нескольким условиям
  • Сводим данные из нескольких таблиц одинаковой структуры и размера внутри одного файла
  • Сводим данные из нескольких таблиц разной структуры и размера, которые расположены в разных файлах. Настраиваем расшифровки

Быстрое получение и обработка данных из 1С

Быстрое получение и обработка данных из 1С

Как за 3-4 минуты получить и обработать огромный массив данных из 1С или любой другой информационной системы

Ѓюджетирование и управленческий учет в Excel

Как выглядит типичный процесс обработки данных из 1С при помощи Excel?

Сотрудник запускает 1С и выводит нужный ему отчёт. Потом сохраняет этот отчёт в Excel. После этого в полученном файле настраивает формулы и ссылки, которые нужны для обработки данных.

Казалось бы – всё не так сложно. Но есть одна загвоздка, которая превращает эту работу в пытку.

Дело в том, что от периода к периоду объём и состав данных, которые вводятся в 1С обязательно меняется. И поэтому в 1С меняется структура отчёта.

Если вывести в 1С один и тот же отчёт за разные периоды, то, скорее всего, это будут два разных отчёта – изменится количество строк и столбцов, состав (или порядок представления в отчёте) статей, контрагентов и т.д. и т.п..

Естественно, что при таком изменении исходных данных – всю работу по настройке ссылок и функций в Excel придётся делать заново.

Поэтому в большинстве компаний традиционно считается, что 1С и Excel несовместимы на генетическом уровне и многие компании давно плюнули на возможность обработки данных из 1С в Excel.

Однако проблема решается при помощи всего двух простых формул.

Я буду рассказывать эту тему всего 10 минут.

Но уже через 10 минут вы навсегда забудете про сложности, которые до этого испытывали при обработке данных из 1С в Excel.

  • Как правильно выгрузить данные из 1С, чтобы потом их можно было легко обработать при помощи Excel
  • Как за 5 минут настроить файл, который будет переводить данные из того вида, в котором они выгружаются из 1С, в тот вид, который будет удобен для дальнейшей обработки в Excel
  • Какие методы лучше всего использовать для обработки полученных данных?

Практикум «Получение данных из 1С»

  • Настройка файла для импорта и трансформации данных из 1С в Excel
  • Обработка импортированных данных и создание отчётов

Приёмы быстрой и продуктивной работы в Excel

Приёмы быстрой и продуктивной работы в Excel

Как использовать стандартные функции и возможности Excel, чтобы перепоручить монотонную работу компьютеру и в несколько раз ускорить и облегчить процесс обработки данных

Ѓюджетирование и управленческий учет в Excel

Возможности Excel по обработке данных и облегчению работы пользователей практически безграничны. Однако некоторые из этих возможностей очень сложно отнести к какому-то конкретно блоку тренинга.

Поэтому мы решили выделить эти возможности в отдельный блок программы.

На тренинге мы разберём множество функций и сервисных возможностей Excel, которые будут полезны при ведении бюджетирования и управленческого учёта и избавят вас от множества надоедливых «ручных» операций.

Эти знания позволят вам сэкономить массу времени и сил, в разы ускорить обработку данных и минимизировать влияние «человеческого фактора» при обработке данных.

  • Как строить красивые диаграммы и графики прямо в ячейках таблицы
  • Как автоматически выделить данные в таблице в зависимости от заданных условий.
  • Как внести изменения на несколько листов одновременно
  • Как удалить повторяющуюся информацию из списка или таблицы в несколько тысяч строк
  • Правильная работа с условиями. Простые и составные условия. Сложносоставные условия
  • Как сделать многоуровневую сортировку данных и выполнить подсчёт итогов при сортировке
  • Как группировать данные в таблицах, чтобы сделать их более читабельными, но сохранить детализацию дынных

Практикум «Полезные функции Excel»

  • Настройка условного форматирования. Пиктограммы и графики в ячейках таблицы.
  • Настройка сортировок и группировок. Промежуточные итоги. Многоуровневые группировки.
  • Автоматическое удаление повторяющейся информации и создание списков уникальных значений
  • Настройка условий. Простые, составные, вложенные и сложносоставные условия.
Линник Анна Михайловна
Линник Анна Михайловна
Руководитель отдела аналитики компании ООО «АВК-06»
Отзыв, написанный сразу после тренинга:

«На тренинге узнала много новых для себя эффективных инструментов в Excel. Материал преподносится доступно, есть возможность сразу закрепить знания на практике. Есть возможность ещё раз разобрать интересующие вопросы по раздаваемой методичке».

Отзыв, написанный спустя 4 года после тренинга:

«Благодаря обучению на тренинге Ильи Гришина, я значительно повысила свой уровень владения инструментами Excel, что позволило мне на новой работе решить все поставленные задачи. И я прекрасно понимаю, что без этих знаний я бы не справилась, хотя до участия в тренинге, я думала, что хорошо знаю Excel...

Так что ещё раз огромное спасибо Илье за очень полезную и ценную информацию!»

Зарегистрироваться на тренинг

Зарегистрироваться на тренинг
Хабаровск
14-15 ноября
24 500  человек Организаторы: НОУ ДПО "Дальневосточный учебный центр", г. Хабаровск, ул. Гоголя, д.12
Владивосток
20-21 ноября
24 500  человек Организаторы: Консалтинговое агенство "Успех", Приморский край, г.Владивосток, проспект 100-летия Владивостока, д.103, гостиничный комплекс "Акфес-Сейо".
Москва
6-7 декабря
24 900 
?
В Москве тренинг стоит дороже, потому что затраты на организацию тренинга – аренда зала, кофе-брейки и обеды для участников, гостиница для ведущего и т.д. - в несколько раз выше, чем в других городах.
человек Москва, Филипповский переулок, дом 8, строение 1, Конференц-центр "На Филипповском", зал 2.12 "Женева"
Екатеринбург
14-15 декабря
19 900  человек Екатеринбург, ул. Ясная - 33, офис 6, конференц-зал компании "Вектор развития"
Фамилия, Имя, Отчество
Телефон (с кодом города)
E-mail
Email или телефон должны быть заполнены
Выберите город и количество участников
Телефон для вопросов: 8-800-100-93-44, с 9:00 до 16:00 по Москве.
Звонок по России с любых телефонов - бесплатный.