budget excel logo
8-800-100-93-44
звонок по России бесплатный

Здравствуйте, друзья!

Сегодня у нас - заключительный урок бесплатного видеокурса «Четыре мощных базовых приёма бюджетирования и управленческого учёта в Excel».

В сегодняшнем видео я покажу вам, как быстро и в автоматическом режиме вытащить нужные данные из другого файла при помощи стандартного средства Excel - запросов.

Необходимость использования запросов возникает, когда в компании существуют большие файлы, которые используются как хранилища информации и содержат внушительные массивы данных.

Как правило, данные в хранилище выгружаются из внешних информационных систем (например 1С, Oracle и т.п.) или ежедневно вводятся в хранилище ручным способом, и, в течение длительного времени, постепенно накапливаются в нём.

Нередко размеры таких массивов данных достигают десятков (а то и сотен) тысяч строк.

Совершенно очевидно, что такой значительный массив данных одновременно никогда не нужен.

Для того, чтобы составить отчёт по определённому подразделению или статье затрат нужна лишь небольшая часть тех данных, которые находятся в хранилище.

Совершенно очевидно, что обрабатывать большой массив данных для составления небольшого отчёта - занятие долгое и утомительное.

Поэтому, в подавляющем большинстве случаев, с которыми мне приходилось сталкиваться на практике - для этого используется автофильтр и ручное копирование данных.

Выглядит это примерно так:

Пользователь при помощи автофильтра выбирает в хранилище нужные ему данные;

Затем он вручную копирует эти данные и вставляет их в другой файл;

А уже в другом файле составляет нужный ему отчёт.

Естественно, такой процесс составления отчётов отнимает очень много времени, сил и требует постоянной высокой концентрации внимания.

Чтобы справиться с этой задачей - мы с вами будем использовать запросы.

Использование запросов позволяет полностью автоматизировать процесс выборки данных из другого файла и избежать ошибок, связанных с человеческим фактором.

Более того, запросы позволяют «вытаскивать» данные из других файлов Excel, руководствуясь определёнными параметрами - то есть могут вытаскивать не все данные, а только те, которые нужны в текущем файле.

Поэтому запросы идеально подходят, если нам нужна небольшая часть данных из большой таблицы.


О том, как использовать запросы - наше сегодняшнее видео.



Файлы с примерами доступны для скачивания по ссылке.


Запросы – это очень мощное средство Excel. В моей практике был случай, когда в одной компании каждый месяц информационная система выгружала данные в Excel в таблицу размером примерно 220 столбцов на 25 000 строк.

А экономистам нужно было составить по этим данным множество отчётов для разных служб и руководителей. Экономисты компании ничего не знали про запросы, и поэтому составляли отчёты при помощи автофильтров и полуручного копирования данных.

Только представьте себе – практически 20 дней в месяц трое экономистов терзали и истязали одну несчастную таблицу.

Составление запросов заняло у нас 2 дня, и после этого весь объём работ по составлению всех нужных отчётов стал проделывать 1 экономист за 3-4 дня.

А теперь давайте посчитаем экономию.

Что было: 3 экономиста х 20 дней х 8 часов = 480 человеко-часов.

Что стало: 1 экономист х 4 дня х 8 часов = 32 человеко-часа.

Сокращение трудозатрат в 15 раз!!!

Пример, конечно, очень показательный, но далеко не единственный в моей практике.

 

Если вы хотите добиться у себя на работе таких же результатов – предлагаю вам принять участие в моём семинаре «Бюджетирование и управленческий учёт в Excel».

Зарегистрироваться на семинар можно прямо здесь и сейчас.


Зарегистрироваться на семинар

Cannot find 'main_form_old' template with page ''

 

Основная идея нашего семинара – обучить участников приёмам работы в Excel, которые позволят им построить простую и надёжную систему бюджетирования, но при этом не потребуют знания сложных технологий, использования нестандартных возможностей или навыков программирования.

Этот семинар уже проводился в 15 городах России – от Питера до Владивостока и везде получал самые высокие оценки участников. На данный момент в семинаре приняли участие уже больше 1 700 человек.

За всю историю проведения этого семинара (с апреля 2010 года) полученной информацией остались недовольны буквально 6-7 человек (это меньше чем полпроцента), и мы без вопросов вернули им деньги.


На нашем семинаре вы научитесь:

Составлять и решать задачи экономической оптимизации, что позволит Вам моментально находить оптимальный вариант достижения заданных целей в условиях жёсткого ограничения ресурсов или минимизировать расходы ресурсов (денежных, сырьевых, временных, трудовых) на пути к цели.

Вы изучите множество полезных функций и сервисных возможностей Excel, которые позволят Вам практически всю скучную и надоедливую работу «перепоручить» компьютеру и избавят Вас от множества ошибок, которые возникают по вине персонала.
Вы освоите приёмы автоматической работы с большими объёмами данных, которые
 избавит вас от множества однообразных операций.

Вы сможете выбирать нужные Вам данные по одному или нескольким критериям, автоматически собирать из несколько таблиц (даже разнотипных!) одну и проделывать множество других полезных вещей.

Вы научитесь создавать такие системы файлов ссылок между файлами, которые не будут рушиться от каждого «чиха» и будут сохранять работоспособность даже после существенных правок исходных файлов.

На семинаре Вы освоите методы составления простых и удобочитаемых отчётов, которые смогут собирать информацию одновременно из нескольких файлов, которые при необходимости можно будет быстро проверить и легко расшифровать.

 

Обычно после семинара многие участники говорят: «До этого семинара мы не думали, что в Excel можно делать такие удивительные вещи!»

Хотя мы разбираем абсолютно стандартные функции, просто мы несколько нестандартно комбинируем их для решения конкретных задач бюджетирования и управленческого учёта.

Обычно, когда семинар заканчивается, участники очень жалеют о том, что не могли узнать эту информацию раньше, и тратили своё время на работу, которую так легко можно «перепоручить» Excel.


Вот что пишет участник семинара Юлия в нашем блоге:

«Илья! Я была на Вашем семинаре 2 года назад, с тех пор внедрила в систему планирования и сбора факта по бюджетированию, работу с базами данных, стала использовать функции "суммесли", "массивы", "поискпозиции" и пр. Недавно озадачилась вопросом - сколько это сэкономила мне времени - получилось минимум 1 экономист в штате.

После того как увидела какую это дает эффективность – всех своих экономистов стараюсь отправить на Ваш семинар - после этого и их эффективность в работе значительно возрастает!»


А некоторые участники начинают применять полученные знания сразу же!

Лубикова Ирина Алексеевна (НОМОС-Региобанк, г. Хабаровск), после второго дня семинара:

«Я хочу сказать, что полученные знания я начала использовать ещё вчера. И была в диком восторге, когда работа, которая занимала у меня достаточно длительное время, была сделана за считанные минуты!»


 
В результате нашего семинара: 

Вы существенно улучшите знание Excel и значительно снизите трудоёмкость решаемых задач;

Вы снизите вероятность возникновения ошибок и существенно улучшите точность данных;

Вы сможете полноценно применять Excel для бюджетирования и управленческого учёта;

Вы сэкономите много времени, сил и нервной энергии.

 

Наш семинар проводится во многих крупных городах по всей России – Москва, Питер, Екатеринбург, Новосибирск, Хабаровск, Красноярск, Челябинск, Омск (полный список городов можно найти на нашем сайте).

Однако этот семинар собирается очень быстро и уже за две недели до его начала все места обычно выкуплены.

Поэтому, чтобы забронировать себе место на семинаре, оставляйте заявку на участие уже сейчас. Как только в нужном вам городе будет назначена дата семинара – наши сотрудники немедленно свяжутся с вами.

Если вашего города нет в списке – всё равно оставляйте заявку. Как только мы наберём нужное количество участников в вашем городе – мы обязательно к вам приедем! :)

 

Зарегистрироваться на семинар прямо сейчас, заполнив форму на сайте или по телефону 8 800 100-93-44 (звонок из любого города России с любого телефона бесплатный).

 

Зарегистрироваться на семинар

Cannot find 'main_form_old' template with page ''

 

Жду вас на семинаре! :)

 

И до встречи в следующих выпусках рассылки! :)

Илья Гришин.

Автор и ведущий проекта "Бюджетирование и управленческий учёт в Excel"