budget excel logo
8-800-100-93-44
звонок по России бесплатный
Зарегистрироваться на тренинг
Хабаровск
14-15 ноября
24 500  человек Организаторы: НОУ ДПО "Дальневосточный учебный центр", г. Хабаровск, ул. Гоголя, д.12
Владивосток
20-21 ноября
24 500  человек Организаторы: Консалтинговое агенство "Успех", Приморский край, г.Владивосток, проспект 100-летия Владивостока, д.103, гостиничный комплекс "Акфес-Сейо".
Москва
6-7 декабря
24 900 
?
В Москве тренинг стоит дороже, потому что затраты на организацию тренинга – аренда зала, кофе-брейки и обеды для участников, гостиница для ведущего и т.д. - в несколько раз выше, чем в других городах.
человек Москва, Филипповский переулок, дом 8, строение 1, Конференц-центр "На Филипповском", зал 2.12 "Женева"
Екатеринбург
14-15 декабря
19 900  человек Екатеринбург, ул. Ясная - 33, офис 6, конференц-зал компании "Вектор развития"
Фамилия, Имя, Отчество
Телефон (с кодом города)
E-mail
Email или телефон должны быть заполнены
Выберите город и количество участников
Телефон для вопросов: 8-800-100-93-44, с 9:00 до 16:00 по Москве.
Звонок по России с любых телефонов - бесплатный.

Фишки Excel - Построение ссылок между файлами

Недавно я получил письмо от одной из участниц своего семинара «Бюджетирование и управленческий учёт в Excel» – Евгении Коханьковой. Вот что она пишет:

 

Добрый День Илья!

Прошло время после семинара и я просто никак не могу вспомнить как правильно делать ссылки!

Пример:

1. Компьютер экономист

2. Компьютер - снабжение

Я работаю на компьютере экономист и в свои таблицы вношу данные из компьютера снабжение.

1. Как правильно сделать ссылки что бы они у меня не улетали?

2. И как сделать ссылку на определенную ячейку что бы в дальнейшем, если даже я ее переношу в другой столбец (строку) в итоговой таблице ссылка так же работала как и прежде?

Заранее спасибо!

 

Я думаю, что вопрос построения ссылок будет актуален для многих, поэтому сегодня мы с Вами разберём очередную «фишку» применения Excel – Построение ссылок между файлами.

 

Для начала пускай у нас будет два компьютера – Экономист и Снабжение. Файл, который находится на компьютере «Экономист» получает данные из файла, который находится на компьютере «Снабжение».


В принципе – решение самое очевидное, но совершенно неправильное! Дело в том, что если сотрудника нет на месте и компьютер «Снабжение» выключен – файл на компьютере «Экономист» никак не сможет получить нужные данные.


Что делать в такой ситуации? Самым правильным решением было бы поместить файлы с данными экономиста и с данным снабжения на один и тот же компьютер, который не зависит ни от снабженца, ни от экономиста – то есть на сервер.



И экономист, и снабженец должны работать с данными удаленно. Это позволит обеспечить доступность файлов в любой момент времени.

То есть первый шаг к созданию работоспособной системы ссылок – создать единое пространство, в котором все файлы будут расположены на одном компьютере и которое будет постоянно доступно любому пользователю системы.

 

Теперь переходим ко второму шагу в использовании системы ссылок. К примеру – у нас есть два файла, которые обмениваются данными между собой. Назовём один из них «Источник» (он будет отдавать данные), а другой назовём «Приёмник» - он будет получать данные из файла «Источник».

Для начала – откроем оба файла и в файле «Источник» в ячейку В2 введём значение 10 000.


Теперь в файле «Приёмник» поставим ссылку на это значение. Ссылка будет выглядеть так:



Теперь закроем оба файла. Затем откроем файл «Источник» и вместо числа 10 000 поставим 15 000, после чего сохраним и закроем файл.



Теперь откроем файл «Приёмник». Система сообщит нам, что этот файл связан с другими источниками данных и предложит обновить связи. Отвечаем «Обновить». И после того, как файл откроется – мы видим, что он взял обновлённое значение (15 000) из файла «Источник».



Как мы видим – при таких обстоятельствах обмен данными идёт весьма успешно. Теперь сохраним и закроем файл «Приёмник» и попробуем усложнить ситуацию. Дело в том, что файл «Источник» может редактироваться и мы с вами сейчас смоделируем эту ситуацию.

Давайте откроем файл «Источник» и перенесём данные из ячеек А2 и В2 в ячейки С3 и D3. Сохраним и закроем файл «Источник».


Теперь откроем файл «Приёмник» и обновим данные. Как мы видим, в этом случае данные «потерялись». То есть фактически система ссылок разрушилась.


Но как создать систему ссылок, которая рушиться не будет?

Для начала вернём файл «Источник» в первоначальное состояние. Теперь присвоим ячейке В2 имя «Число» (о присвоении имён мы рассказывали в предыдущих выпусках наших Заметок).


Теперь давайте откроем файл «Приёмник» и переделаем ссылку. После того, как мы нажмём «Enter» ссылка примет следующий вид:



Как мы видим прошлая ссылка была ссылкой на ячейку, а новая ссылка использует уже не адрес ячейки, а имя.

А теперь снова закроем оба файла. И опять попробуем переделать файл «Источник». Перенесём данные путём вырезания и вставки из ячеек A2 и В2 в ячейки Е4 и F4. Теперь изменим число с 15 000 на 25 000, после чего сохраним и закроем файл.



Теперь откроем файл «Приёмник» и разрешим ему обновить данные.



Мы видим, что ссылка сохранилась и успешно работает. Если мы ссылаемся из одного файла на именованную ячейку в другом файле – нам неважно, где она находится. Её можно перемещать по листу и даже с листа на лист. Ссылка всё равно не потеряется.

 

А на сегодня всё. Удачи! :)

И напоследок.

О том, как создать отказоустойчивую систему ссылок я подробно рассказываю на своём семинаре «Бюджетирование и управленческий учёт в Excel».

Кнопка.jpg


Понравилась статья?
Не жадничайте – поделитесь с друзьями!